Skriv bedre e-poster

Det skrives og gjøres mye rart på mail, og nå, flere tiår etter e-postens gjennombrudd, begynner det å bli i seneste laget å skylde på at det er så nytt alt sammen. Her er Skriftlig.nos råd for hvordan skive bedre e-poster.

Vær høflig og korrekt

Det er flere gode grunner til å være høflig, men først og viktigst blant dem er at det er vanskelig å formidle humør og humor i en e-post. Hvis man åpner med et hyggelig hei og avslutter med en vennlig hilsen, og for øvrig bruker komplette setninger og vanlige høflighetsfraser, så har man i det minste lagt på plass noen vennlige rammer.

I en e-post oppfattes du gjerne som skarpere enn i et brev eller en telefonsamtale. Derfor bør du ikke være redd for å bruke smilefjes – du vet, slike som 🙂 😉 :o/ og så videre – en sjelden gang hvis du er redd for å bli misforstått. (Det passer ikke alltid like godt, men du slipper unna med det oftere enn du tror.)

Det er også derfor du bør være veldig forsiktig med bruk av utropstegn og store bokstaver. Det blir oppfattet som høyrøstet eller kommanderende, og legger opp til et lite hyggelig tonefall.

Kom til saken

Jo mindre tekst, desto større er sjansen for at leseren faktisk får med seg budskapet. Unngå derfor å utbrodere eller forklare deg unødvendig, hvis ikke du er bedt om en analyse eller begrunnet mening.

Men, i denne sammenhengen er det veldig viktig å være klar over forskjellen på å skrive kort og å være kort. Ikke vær så effektiv med ordene at du slutter å være hyggelig.

Hvis du ser at e-posten din likevel blir lang, bruk stikktitler, og start med konklusjonen. Da trekker du leseren inn, og videre nedover i teksten.

Bruk emnefeltet

Hvis du bruker emnefeltet klokt, blir det lettere både for deg og andre å finne tilbake til viktig e-post. Emnet behøver ikke være unikt hver gang, men bør skille en melding fra andre som du sender til de samme menneskene på omtrent samme tid. «Hei,» gjør ikke nytten.

Dette er spesielt viktig hvis du er en av dem som pleier å grave frem en gammel e-post fra en person og svare på den når du skal starte ny korrespondanse. Hvis du da lar emnefeltet være det samme blir det veldig vanskelig å lete gjennom gamle e-poster. Hvis en e-post heter Re: VS: SV: Firmafest er det ingen som forventer at den skal ha en viktig kontrakt som vedlegg.

Svar

Det tar omtrent åtte sekunder å skrive «Takk skal du ha» eller «Da sier vi det» og trykke på Send. Gjør det.

Ikke bare er det høflig å takke når noen har gjort noe for deg, og å bekrefte avtaler, men et raskt svar bekrefter at du har mottatt beskjedene, og gjør at de du korresponderer med kan slappe av.