Plumbo i innboksen: Unngå at e-post stopper til arbeidsflyten

Av onsdag, 7. august, 2013 Permalink
Ta litt Plumbo i epost-innboksen

Det skal sterke saker til for å løse opp i en tilstoppet innboks.

Noen dager føles det som om hele arbeidsdagen går med til å lese og svare på e-post. Arbeidet jeg egentlig skulle bruke dagen på, må vente til kvelden, når jeg får noen uforstyrrede arbeidstimer ved spisebordet.

For noen år siden hadde jeg slike dager flere ganger i løpet av en uke, men nå er sånne dager heldigvis mye mer sjeldne. Jeg lærte å ta kontrollen tilbake.

I en periode leste jeg stort sett alt jeg kom over av bøker om produktivitet og artikler om å temme og tømme innboksen, og etterhvert utviklet jeg et eget system.

Systemet har mange ulike elementer, men én viktig del av det var å lære å skrive bedre eposter: Plumbo-mail, som løser opp når det slutter å flyte.

Det er på langt nær alle epostene mine som er plumbo-mail, men når det er om å gjøre å få ting unna, slår det inn nærmest instinktivt.

Slik skriver du en plumbo-epost:

1. Gi en sammenheng og begrunnelse

Den du skriver til har, som alle oss andre, hodet fullt av tanker og distraksjoner, så selv om hun utmerket godt vet hva eposten din gjelder: Si det rett ut.

Dette handler ikke om å spare et fjerdedels sekund mens brikkene faller på plass, men om å unngå unødvendig usikkerhet i underbevisstheten. Et kvart sekund er nok til å så et frø av motvilje.

Kom til saken, men ikke før du har slått fast hvilken sak.

Dårlig: Jeg trenger tilgang til bildearkivet
Bedre: For å komme videre med sommerkampanjen, trenger jeg tilgang til bildearkivet

2. Én ting av gangen, takk

Med mindre du skriver en oppsummering, ikke bland flere prosjekter inn i én epost. Helst skal det kun være én ting å ta stilling til, men det kan være vanskelig i praksis. Bare vær klar over at hvert spørsmål du stiller, hver ting du ber om og hver lille avgjørelse som må tas, kan komme i veien for at mottageren kommer raskt tilbake med et svar.

Hvis mottageren venter på flere beskjeder fra deg, kan du simpelthen nevne det: Jeg sender straks statusoppdatering på jubileumsprosjektet i en egen epost.

3. Hva skjer nå? Foreslå neste skritt

Ikke la veien fremover være åpen og uklar, og la mottageren gjøre alt tankearbeidet. Gjør det i stedet klart hva som må gjøres og hva du trenger svar på for at dere skal komme videre.

Dårlig: Kan du hjelpe?
Bedre: Kan du be IT-avdelingen gi meg tilgang? Forespørselen må komme fra deg.

Hvis du ikke trenger noe tilbake fra mottageren, men kun holder henne oppdatert, er det hyggelig å påpeke det: Dette er kun til informasjon, og ikke noe du behøver å gjøre noe med foreløpig.

4. Gi anbefalinger og alternativer

Hvis du ber mottageren ta en avgjørelse, gi din vurdering og en kort begrunnelse, og gå raskt gjennom alternativene.

Dårlig: Vil du jeg skal prioritere jubileumsprosjektet eller sommerkampanjen?
Bedre: Siden jeg uansett må vente litt med sommerkampanjen nå, gjør jeg meg like godt ferdig med jubileumsprosjektet til uken, så du får se det over helgen. Alternativt kan jeg få ferdig sommerkampanjen på to dager så snart jeg får tilgang.

5. Be om et Ja

Vær krystallklar på hva du trenger svar på, og spør rett ut. Den perfekte epost kan besvares med et enkelt «Ja».

Dårlig: Hva synes du?
Bedre: Er dette greit?

6. La fremdrift være forvalgt

I blant trenger man tillatelse for å gå videre, men mange prosjekter stopper helt opp mens man venter på tilbakemeldinger. Særlig der det er kultur for at mange skal mene noe, kan det være fatalt å vente på en avklaring. Da er det bedre å gjøre det klart at den som tier samtykker.

For eksempel: Hvis ikke jeg hører noe annet innen tirsdag, går jeg ut fra at jeg kan jobbe videre med utgangspunkt i skissene vi sendte over i forrige uke.

7. Sett myke tidsrammer

Det er vanskelig å få andre til å ta åpenbart vilkårlige tidsfrister seriøst. Så med mindre du selv har et klokkeslett å forholde deg til, bør du være forsiktig med å kreve det av andre. Likevel er det alltid lurt å gi noen signaler om når du håper å se fremdrift, for å avklare forventninger og gjøre det lettere å følge opp.

Du kan forsterke fristen ved å begrunne tidsfristen din. Nesten uansett hvor søkt eller irrelevant begrunnelsen er, så etablerer du en psykologisk og moralsk forpliktelse til å overholde fristen.

For eksmpel: Det hadde vært fint om du kunne ha dette til meg i begynnelsen av neste uke, så  jeg får begynt på arbeidet før langhelgen.

8. Fatt deg i korthet

Etter dette lange innlegget, kommer det nok ikke som noen overraskelse at dette er et av punktene jeg selv sliter mest med. Men jeg ser gang på gang at jeg får mer gjort med kortere eposter. De går raskere å skrive og å lese, jeg får raskere og klarere svar, og bedre gjennomslag for det jeg sier.

Siden jeg ofte har mye på hjertet og er glad i å skrive, har jeg lært meg et par teknikker for å få maksimal uttelling også når jeg skriver langt, men dem kan jeg spare til senere.

Christian K. Nordtømme

Christian K. Nordtømme

Christian er grunnlegger av Skriftlig.no og konsulentbyrået Next Page International. Han er utdannet journalist og har skrevet både frilans, fast hos Aller-gruppen, og som tekstforfatter og konsulent for reklamebyrået Papaya.
Christian K. Nordtømme

Latest posts by Christian K. Nordtømme (see all)

Skriv for resultater

Du har alltid et mål når du skriver – om du skriver festtaler, pristilbud eller jobbsøknader. La oss hjelpe deg å nå målet. Fyll inn navn og epostadresse under, så sender vi deg i blant gode, anvendelige råd for hvordan du oppnår bedre resultater med det du skriver.

Takk skal du ha. Jeg gleder meg til å bli bedre kjent med deg.

Powered byRapidology